Trong nhiều doanh nghiệp, khi nói đến quản trị rủi ro pháp lý, giải pháp đầu tiên thường là bổ sung quy trình, tăng thêm bước phê duyệt hoặc yêu cầu nhiều chữ ký hơn.
Những biện pháp này có thể giúp hệ thống vận hành chặt chẽ hơn.
Nhưng chúng không mặc nhiên giúp người ra quyết định an toàn hơn.
Bởi một quyết định có thể được hình thành qua nhiều cấp xét duyệt, nhiều bộ phận chuyên môn và đầy đủ hồ sơ, nhưng vẫn để lại khoảng trống khi phải trả lời câu hỏi quan trọng nhất:
Vì sao quyết định này được đưa ra và ai đã thực sự kiểm soát những rủi ro của nó?
Điều doanh nghiệp cần thiết kế không chỉ là một quy trình để quyết định được ban hành.
Điều doanh nghiệp cần thiết kế là một cấu trúc để quyết định đó có thể được bảo vệ khi bị xem xét lại.
Quy trình quyết định không chỉ là trình tự công việc.
Quy trình thường được hiểu là chuỗi các bước từ đề xuất, thẩm định, phê duyệt đến ban hành quyết định.
Đó là cách nhìn dưới góc độ vận hành.
Nhưng dưới góc độ quản trị rủi ro pháp lý, quy trình còn mang một ý nghĩa khác.
Nó là cách doanh nghiệp xác định:
- Ai có quyền đề xuất.
- Ai có trách nhiệm phản biện.
- Ai đánh giá rủi ro.
- Ai có quyền yêu cầu dừng lại.
- Ai chịu trách nhiệm đối với từng căn cứ của quyết định.
- Và cuối cùng, người có quyền quyết định đã dựa trên những cơ sở nào để ký.
Nếu quy trình chỉ trả lời câu hỏi "làm theo thứ tự nào", doanh nghiệp mới thiết kế được hoạt động.
Nếu quy trình trả lời được câu hỏi "ai kiểm soát điều gì", doanh nghiệp mới bắt đầu thiết kế được sự an toàn.
Điều doanh nghiệp cần xây dựng không phải là nhiều bước kiểm soát hơn, mà là đúng điểm kiểm soát.
Một sai lầm khá phổ biến là đồng nhất quản trị rủi ro với việc tăng thêm các tầng phê duyệt.
Nhiều doanh nghiệp tin rằng càng nhiều người tham gia thì quyết định càng an toàn.
Thực tế, số lượng người tham gia không phản ánh chất lượng của việc kiểm soát.
Một quy trình có thể có rất nhiều chữ ký nhưng vẫn không xác định rõ:
Ai chịu trách nhiệm đối với thông tin được sử dụng?
Ai chịu trách nhiệm về đánh giá pháp lý?
Ai chịu trách nhiệm về đánh giá tài chính?
Ai có quyền phản đối?
Ai có quyền dừng lại?
Nếu không trả lời được những câu hỏi này, việc bổ sung thêm nhiều cấp xét duyệt chỉ làm tăng số lượng người tham gia, chứ không làm tăng năng lực kiểm soát.
Một quy trình an toàn không phải là quy trình có nhiều người ký. Đó là quy trình mà mỗi quyền hạn đều đi cùng một trách nhiệm kiểm soát rõ ràng.
.png)
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm
Một quyết định an toàn luôn có khả năng truy vết.
Trong quản trị hiện đại, khả năng truy vết quan trọng không kém bản thân quyết định.
Điều cần được lưu giữ không chỉ là văn bản cuối cùng.
Điều cần được lưu giữ là toàn bộ quá trình hình thành của quyết định.
Vì sao phương án này được lựa chọn?
Những phương án nào đã bị loại bỏ?
Các ý kiến phản biện đã được xử lý như thế nào?
Rủi ro nào đã được nhận diện?
Thông tin nào được sử dụng để ra quyết định?
Khả năng truy vết không nhằm tạo thêm thủ tục.
Nó giúp doanh nghiệp tái hiện lại logic của quyết định khi quyết định đó bị xem xét trong một bối cảnh khác.
Nếu doanh nghiệp không thể tái hiện được logic này, người ra quyết định sẽ rất khó chứng minh rằng quyền quyết định đã được sử dụng trên cơ sở kiểm soát đầy đủ.
Thiết kế quy trình cũng là thiết kế khả năng giải trình.
Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình được xây dựng để phục vụ vận hành.
Trong khi đó, khả năng giải trình lại được chuẩn bị khi sự việc đã phát sinh.
Đó là hai giai đoạn hoàn toàn khác nhau.
Một hệ thống quản trị hiệu quả cần kết hợp hai mục tiêu này ngay từ đầu.
Mỗi bước của quy trình không chỉ tạo ra công việc.
Mỗi bước còn phải tạo ra căn cứ giải trình.
Mỗi ý kiến chuyên môn không chỉ giúp người quản lý đưa ra quyết định.
Mỗi ý kiến cũng cần đủ rõ để có thể lý giải vì sao nó được lựa chọn.
Khi khả năng giải trình được tích hợp ngay trong quy trình, doanh nghiệp không còn phải "chuẩn bị hồ sơ để giải trình".
Chính quy trình đã trở thành hồ sơ giải trình.
Đó là sự khác biệt giữa một quy trình vận hành và một quy trình quản trị rủi ro.
Từ kiểm soát quy trình đến kiểm soát quyền quyết định.
Quản trị rủi ro pháp lý không dừng ở việc bảo đảm rằng mọi thủ tục đều được thực hiện.
Mục tiêu cuối cùng là bảo đảm rằng quyền quyết định được sử dụng trong một cấu trúc có thể kiểm soát và có thể chứng minh.
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn về quy trình.
Quy trình không còn là tài liệu mô tả công việc.
Quy trình trở thành công cụ phân bổ quyền hạn, xác lập nghĩa vụ kiểm soát và tạo dựng năng lực giải trình cho từng quyết định.
Khi đó, giá trị của quy trình không nằm ở số lượng biểu mẫu hay chữ ký.
Giá trị của quy trình nằm ở việc nó có thể bảo vệ người ra quyết định trước những câu hỏi phát sinh nhiều năm sau khi quyết định đã được ban hành.
Thiết kế sự an toàn không bắt đầu từ rủi ro. Nó bắt đầu từ quyết định.
Trong bối cảnh hoạt động doanh nghiệp ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ, không có quy trình nào có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro pháp lý.
Điều doanh nghiệp có thể làm là xây dựng một cấu trúc quản trị mà ở đó, mỗi quyết định đều được hình thành trên nền tảng của quyền hạn rõ ràng, kiểm soát đầy đủ và khả năng giải trình nhất quán.
Một quyết định được thiết kế theo cách đó không phải là quyết định chắc chắn không có rủi ro.
Đó là quyết định có đủ năng lực để tự bảo vệ khi bị nhìn lại.
Và đó cũng là điểm khác biệt giữa tư duy tuân thủ và tư duy quản trị rủi ro.
Tuân thủ giúp doanh nghiệp làm đúng quy trình.
Quản trị rủi ro giúp doanh nghiệp thiết kế những quyết định có thể đứng vững trước sự thay đổi của bối cảnh và tiêu chuẩn đánh giá.
Bởi cuối cùng, an toàn không được tạo ra sau khi rủi ro xuất hiện. An toàn được tạo ra ngay từ cách doanh nghiệp thiết kế quyền quyết định của mình.
Có thể khám phá thêm các bài nghiên cứu, bình luận pháp lý và phân tích chuyên sâu từ đội ngũ luật sư, chuyên gia của TAT Law Firm tại chuyên mục https://tatlawfirm.com/crc
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm
Bài viết là sản phẩm nghiên cứu và bình luận pháp lý của Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm, được xây dựng trên cơ sở phân tích quy định pháp luật, thực tiễn áp dụng và kinh nghiệm chuyên môn của tác giả. Mọi quan điểm trong bài viết nhằm mục đích nghiên cứu, phổ biến kiến thức pháp lý và thúc đẩy đối thoại học thuật.
Mọi hành vi sao chép, chỉnh sửa, đăng tải lại hoặc khai thác nội dung dưới bất kỳ hình thức nào mà không ghi nhận đầy đủ nguồn dẫn đều có thể xâm phạm quyền tác giả theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.
ĐỌC TIẾP CÁC BÀI VIẾT SAU:
Khi một quyết định không còn đúng khi bị nhìn lại
Người ký có phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định mình ký?
Vì sao quy trình đúng vẫn chưa đủ để bảo vệ người ra quyết định?
Trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm quản trị khác nhau như thế nào?
