Trong quản trị doanh nghiệp, nhiều quyết định được đưa ra trên cơ sở kinh nghiệm, sự tin tưởng vào đội ngũ chuyên môn và những thông tin tốt nhất có thể tiếp cận tại thời điểm đó. Khi quyết định mang lại kết quả tích cực, rất ít người đặt câu hỏi về quá trình hình thành của nó.
Nhưng khi quyết định bị xem xét lại, câu chuyện thay đổi.
Điều được quan tâm không còn là người quản lý đã cân nhắc kỹ đến đâu hay đã hành động với thiện chí như thế nào.
Điều được quan tâm là những căn cứ nào có thể chứng minh điều đó.
Khoảng cách giữa điều người quản lý biết và điều người quản lý có thể chứng minh chính là nơi xuất hiện nhu cầu về khả năng giải trình.
Đó cũng là lý do trong quản trị hiện đại, khả năng giải trình không còn được xem là một yêu cầu về thủ tục. Nó đã trở thành năng lực quyết định mức độ an toàn của chính người ra quyết định.
Khả năng giải trình là gì?
Khả năng giải trình là năng lực chứng minh một quyết định được hình thành trên cơ sở kiểm soát đầy đủ, sử dụng đúng thẩm quyền, dựa trên những căn cứ có thể kiểm chứng và có thể lý giải một cách nhất quán khi quyết định đó bị xem xét lại.
Khả năng giải trình không nhằm chứng minh rằng một quyết định chắc chắn đúng.
Khả năng giải trình nhằm chứng minh vì sao người có quyền quyết định có cơ sở hợp lý để đưa ra quyết định đó tại thời điểm quyết định được ban hành.
Đây là sự khác biệt rất quan trọng.
Một quyết định có thể không đạt kết quả như mong muốn.
Nhưng nếu toàn bộ quá trình hình thành quyết định có thể được giải trình đầy đủ, trách nhiệm pháp lý sẽ được xem xét trên một nền tảng hoàn toàn khác.
Giải trình không bắt đầu khi có thanh tra hay điều tra.
Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đến việc giải trình khi xuất hiện yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Thực tế, ở thời điểm đó, khả năng giải trình gần như đã được quyết định từ trước.
Bởi giải trình không được tạo ra trong quá trình giải thích.
Giải trình được tạo ra ngay từ quá trình hình thành quyết định.
Mỗi căn cứ được lựa chọn.
Mỗi ý kiến phản biện được ghi nhận.
Mỗi đánh giá rủi ro được thực hiện.
Mỗi giới hạn thẩm quyền được xác lập.
Tất cả những yếu tố đó đều là một phần của khả năng giải trình.
Nếu chúng không được thiết kế từ đầu, rất khó có thể bổ sung sau khi quyết định đã bị nhìn lại.
Giải trình không phải là kỹ năng trả lời. Giải trình là kết quả của một cấu trúc quyết định được thiết kế đúng ngay từ đầu.
.png)
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm
Vì sao cùng một quyết định nhưng có người giải trình được, có người thì không?
Trong thực tiễn, không ít doanh nghiệp có quy trình tương tự nhau, hồ sơ tương đối giống nhau và cùng đạt được mục tiêu kinh doanh.
Nhưng khi quyết định bị xem xét lại, kết quả lại rất khác.
Có người có thể lý giải rõ ràng vì sao từng lựa chọn được đưa ra.
Có người chỉ có thể khẳng định rằng mình đã làm đúng quy trình.
Sự khác biệt không nằm ở kết quả.
Sự khác biệt nằm ở cấu trúc hình thành quyết định.
Một quyết định chỉ thực sự có khả năng giải trình khi toàn bộ quá trình hình thành của nó có thể được truy vết.
Ai đề xuất?
Ai đánh giá?
Ai phản biện?
Rủi ro nào đã được nhận diện?
Thông tin nào được sử dụng?
Vì sao phương án này được lựa chọn thay vì phương án khác?
Khả năng trả lời những câu hỏi này quyết định chất lượng của việc giải trình, chứ không phải khả năng diễn đạt của người quản lý.
Khả năng giải trình là "lá chắn" vì nó bảo vệ quyền quyết định, không chỉ bảo vệ người quyết định.
Trong nhiều doanh nghiệp, khả năng giải trình thường được nhìn nhận như một công cụ để bảo vệ cá nhân người quản lý.
Cách nhìn này chưa đầy đủ.
Nếu chỉ bảo vệ cá nhân, giải trình sẽ trở thành một hoạt động mang tính đối phó.
Giá trị thực sự của khả năng giải trình nằm ở chỗ nó bảo vệ tính chính danh của quyền quyết định.
Một doanh nghiệp không thể vận hành nếu người quản lý luôn lo ngại rằng mọi quyết định của mình sẽ trở thành rủi ro trong tương lai.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng không thể phát triển nếu quyền quyết định được sử dụng mà không có cơ chế kiểm soát.
Khả năng giải trình chính là điểm cân bằng giữa hai yêu cầu đó.
Nó cho phép người quản lý sử dụng quyền quyết định một cách chủ động, đồng thời tạo ra cơ sở để quyền đó có thể được kiểm chứng khi cần thiết.
Vì vậy, điều được bảo vệ không chỉ là một con người.
Điều được bảo vệ là niềm tin vào tính hợp pháp của chính quá trình ra quyết định.
Khả năng giải trình không loại bỏ rủi ro. Nó giúp người ra quyết định chứng minh rằng rủi ro đã được nhận diện và kiểm soát trong giới hạn hợp lý.
Quản trị hiện đại cần thiết kế khả năng giải trình trước khi thiết kế cơ chế xử lý trách nhiệm.
Nhiều doanh nghiệp dành rất nhiều nguồn lực để xây dựng quy trình xử lý vi phạm, quy chế kỷ luật hoặc cơ chế phản ứng khi xảy ra sự cố.
Đó là những cấu trúc cần thiết.
Nhưng chúng đều xuất hiện sau khi rủi ro đã phát sinh.
Một hệ thống quản trị hiện đại cần đi xa hơn.
Thay vì chỉ chuẩn bị cho việc xử lý trách nhiệm, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho khả năng giải trình của từng quyết định ngay từ khi quyết định được hình thành.
Điều này không nhằm loại bỏ trách nhiệm.
Ngược lại, nó giúp trách nhiệm được xác định đúng với phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ kiểm soát và căn cứ mà mỗi chủ thể thực sự có.
Đó cũng là cách chuyển từ tư duy "ứng phó với rủi ro" sang tư duy "thiết kế sự an toàn".
Trong bối cảnh mọi quyết định đều có thể bị nhìn lại bằng những tiêu chuẩn khác với thời điểm nó được ban hành, khả năng giải trình không còn là một lựa chọn.
Nó đã trở thành một phần của năng lực quản trị.
Bởi cuối cùng, một quyết định không được bảo vệ bởi việc người quản lý tin rằng mình đã làm đúng. Một quyết định chỉ thực sự được bảo vệ khi người quản lý có thể chứng minh vì sao mình có cơ sở để làm như vậy.
Có thể khám phá thêm các bài nghiên cứu, bình luận pháp lý và phân tích chuyên sâu từ đội ngũ luật sư, chuyên gia của TAT Law Firm tại chuyên mục https://tatlawfirm.com/crc
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm
Bài viết là sản phẩm nghiên cứu và bình luận pháp lý của Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm, được xây dựng trên cơ sở phân tích quy định pháp luật, thực tiễn áp dụng và kinh nghiệm chuyên môn của tác giả. Mọi quan điểm trong bài viết nhằm mục đích nghiên cứu, phổ biến kiến thức pháp lý và thúc đẩy đối thoại học thuật.
Mọi hành vi sao chép, chỉnh sửa, đăng tải lại hoặc khai thác nội dung dưới bất kỳ hình thức nào mà không ghi nhận đầy đủ nguồn dẫn đều có thể xâm phạm quyền tác giả theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.
ĐỌC TIẾP CÁC BÀI VIẾT SAU:
Khi một quyết định không còn đúng khi bị nhìn lại
Người ký có phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định mình ký?
Vì sao quy trình đúng vẫn chưa đủ để bảo vệ người ra quyết định?
Trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm quản trị khác nhau như thế nào?
