Người ký quyết định là người như thế nào?

Người ký quyết định là chủ thể sử dụng thẩm quyền để trao hiệu lực cuối cùng cho một quyết định quản trị. Chữ ký không chỉ hoàn tất một quy trình hành chính, mà còn xác lập việc ai là người chịu trách nhiệm về quyền quyết định đó khi quyết định được đặt dưới sự xem xét của pháp luật.

Điều cần phân biệt là, người ký không đồng nghĩa với người thực hiện toàn bộ hoạt động. Trong doanh nghiệp hiện đại, quyết định thường là kết quả của nhiều chuỗi đề xuất, phân tích và thẩm định... Tuy nhiên, chính việc trao hiệu lực cuối cùng khiến người ký trở thành chủ thể gắn với trách nhiệm kiểm soát đối với quyết định đó.

Đây cũng là điểm mà nhiều nhà quản lý dễ nhầm lẫn. Họ cho rằng trách nhiệm phải được phân chia theo khối lượng công việc mỗi người đã thực hiện. Trong khi đó, quá trình xem xét pháp lý lại quan tâm nhiều hơn đến việc quyền quyết định cuối cùng thuộc về ai và quyền đó đã được sử dụng trên cơ sở nào.

Trách nhiệm không đi theo quy trình. Trách nhiệm đi theo quyền kiểm soát.

Một quyết định có thể trải qua rất nhiều bước trước khi được ký.

Bộ phận chuyên môn đề xuất.

Bộ phận tài chính thẩm định.

Bộ phận pháp chế rà soát.

Các cấp quản lý cho ý kiến.

Hội đồng thống nhất…

Toàn bộ quá trình đó tạo nên tính hợp lý của quyết định trong thời điểm vận hành.

Nhưng khi quyết định được mở lại để xem xét, trình tự ấy không còn là trung tâm.

Điều được đặt ra là: Ai là người có quyền ngăn quyết định này được ban hành nếu phát hiện rủi ro?

Đó là sự khác biệt giữa quy trình và quyền kiểm soát.

Quy trình phản ánh cách một quyết định được hình thành.

Quyền kiểm soát phản ánh ai là người có khả năng làm cho quyết định đó tồn tại hoặc dừng lại.

Khi trách nhiệm được xác định, hệ thống thường truy tìm quyền kiểm soát trước khi truy tìm quá trình thực hiện.

Bởi lẽ, quyền kiểm soát mới là nơi quyền lực quản trị thực sự được sử dụng.

Người ký không phải là người làm nhiều nhất. Nhưng thường là người có quyền quyết định cuối cùng.

Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm

Người ký không chịu trách nhiệm thay cho tất cả, nhưng cũng không thể đứng ngoài trách nhiệm

Có một quan niệm khá phổ biến trong doanh nghiệp rằng, nếu quyết định đã được các bộ phận chuyên môn thẩm định đầy đủ thì người ký chỉ còn thực hiện việc phê duyệt theo quy trình.

Cách hiểu này phù hợp với nhu cầu phân công công việc, nhưng không đủ để giải thích trách nhiệm pháp lý.

Nếu quyền ký chỉ mang ý nghĩa hình thức thì cũng đồng nghĩa quyền phê duyệt không còn giá trị quản trị.

Ngược lại, nếu mọi rủi ro đều mặc nhiên quy về người ký thì toàn bộ hệ thống kiểm soát nhiều tầng cũng mất đi ý nghĩa.

Vì vậy, trách nhiệm của người ký không nằm ở hai thái cực đó.

Người ký không chịu trách nhiệm thay cho toàn bộ doanh nghiệp.

Nhưng người ký phải chịu trách nhiệm đối với chính việc sử dụng quyền quyết định của mình.

Khả năng giải trình không bắt đầu từ việc chứng minh rằng người khác đã làm sai.

Khả năng giải trình bắt đầu từ việc chứng minh vì sao người ký có đủ cơ sở để tin rằng quyết định đó nên được ban hành.

Đó là hai câu chuyện hoàn toàn khác nhau.

Điều được xem xét không phải là chữ ký, mà là cách chữ ký được hình thành

Một chữ ký tự thân không tạo ra rủi ro.

Rủi ro xuất hiện khi chữ ký đó không còn được nâng đỡ bởi một cấu trúc kiểm soát có thể được giải trình.

Khi một quyết định bị xem xét lại, toàn bộ quá trình hình thành quyết định sẽ được bóc tách.

Ai đề xuất?

Ai phản biện?

Ai đánh giá rủi ro?

Ai có quyền yêu cầu dừng lại?

Ai đã xem xét các phương án khác?

Và cuối cùng, người ký đã dựa trên những căn cứ nào để trao hiệu lực cho quyết định?

Những câu hỏi này không nhằm phủ nhận vai trò của tập thể.

Ngược lại, chúng nhằm xác định tập thể đó đã thực sự tạo ra năng lực kiểm soát hay mới chỉ tạo ra sự đồng thuận.

Sự đồng thuận có thể giúp một quyết định được thông qua.

Nhưng chỉ có năng lực kiểm soát mới giúp quyết định đó tồn tại khi bị nhìn lại.

Một quyết định được bảo vệ không phải vì có nhiều người đồng ý. Mà vì có thể chứng minh vì sao nó đáng để được đồng ý.

Quyền ký cần được bảo vệ bằng cấu trúc quản trị, không phải bằng niềm tin

Trong môi trường quản trị hiện đại, người ký luôn đứng trước một nghịch lý.

Nếu kiểm soát quá ít, họ đối mặt với rủi ro trách nhiệm.

Nếu tự mình kiểm soát tất cả, hệ thống sẽ không còn khả năng vận hành.

Lời giải vì vậy không nằm ở việc yêu cầu người ký làm nhiều hơn.

Lời giải nằm ở việc thiết kế một cấu trúc quản trị mà ở đó, mỗi thông tin, mỗi ý kiến chuyên môn và mỗi bước kiểm soát đều có thể được truy vết, kiểm chứng và giải trình khi cần thiết.

Đó không chỉ là cách bảo vệ người ký.

Đó còn là cách bảo vệ chính giá trị của quyền quyết định.

Bởi một quyền quyết định chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được đặt trên một cấu trúc kiểm soát đủ vững để đứng vững trước sự xem xét của pháp luật.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải đối mặt với yêu cầu minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn, câu hỏi không còn là người ký có phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định hay không.

Câu hỏi quan trọng hơn là doanh nghiệp đã thiết kế hệ thống như thế nào để người ký có thể chứng minh rằng quyền quyết định của mình luôn được thực hiện trong một cấu trúc kiểm soát đầy đủ.

Đó cũng là điểm nối với tư duy rằng, một quyết định không chỉ cần đúng ở thời điểm được ký, mà còn phải đủ năng lực tự bảo vệ khi bị nhìn lại.

Có thể khám phá thêm các bài nghiên cứu, bình luận pháp lý và phân tích chuyên sâu từ đội ngũ luật sư, chuyên gia của TAT Law Firm tại chuyên mục https://tatlawfirm.com/crc 

Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ

Chủ tịch TAT Law Firm

Bài viết là sản phẩm nghiên cứu và bình luận pháp lý của Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm, được xây dựng trên cơ sở phân tích quy định pháp luật, thực tiễn áp dụng và kinh nghiệm chuyên môn của tác giả. Mọi quan điểm trong bài viết nhằm mục đích nghiên cứu, phổ biến kiến thức pháp lý và thúc đẩy đối thoại học thuật.

Mọi hành vi sao chép, chỉnh sửa, đăng tải lại hoặc khai thác nội dung dưới bất kỳ hình thức nào mà không ghi nhận đầy đủ nguồn dẫn đều có thể xâm phạm quyền tác giả theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.