Quy trình đúng là gì?
Quy trình là tập hợp các bước được thiết kế để bảo đảm một quyết định được hình thành theo trình tự xác định, có sự tham gia của các chủ thể có thẩm quyền và có căn cứ để phê duyệt.
Trong quản trị doanh nghiệp, quy trình giúp tạo ra tính thống nhất trong vận hành, hạn chế sự tùy tiện và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
Tuy nhiên, bản chất của quy trình là kiểm soát cách một quyết định được tạo ra, chứ không mặc nhiên chứng minh rằng quyết định đó sẽ luôn đứng vững khi bị đánh giá dưới góc độ pháp lý.
Chính sự khác biệt này tạo nên khoảng cách giữa một quyết định được ban hành đúng quy trình và một quyết định có đủ năng lực để tự bảo vệ khi bị xem xét lại.
Quy trình phản ánh trình tự. Giải trình phản ánh chất lượng của quyền quyết định.
Một quyết định thường trải qua nhiều bước: đề xuất, thẩm định, lấy ý kiến, phê duyệt và ban hành.
Nếu tất cả các bước đều được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp có cơ sở để khẳng định rằng quy trình đã được tuân thủ.
Nhưng khi một quyết định trở thành đối tượng kiểm tra, trình tự đó chỉ còn là điểm khởi đầu.
Điều được đặt ra là những câu hỏi khác.
Vì sao phương án này được lựa chọn thay vì phương án khác?
Rủi ro nào đã được nhận diện?
Có ý kiến phản biện nào đã bị bỏ qua?
Người có quyền quyết định cuối cùng đã dựa trên những căn cứ nào để chấp thuận?
Những câu hỏi này không nhằm kiểm tra quy trình.
Chúng nhằm kiểm tra chất lượng của việc thực hiện quyền quyết định.
Đó cũng là điểm mà nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót. Họ đầu tư rất nhiều vào việc chuẩn hóa quy trình, nhưng chưa đầu tư tương xứng vào việc thiết kế khả năng giải trình cho chính quy trình đó.
.png)
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm
Một quy trình hoàn chỉnh chưa chắc đã là một cấu trúc kiểm soát hoàn chỉnh.
Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình được xây dựng theo hướng bảo đảm rằng mọi hồ sơ đều được ký đủ, mọi bộ phận đều tham gia và mọi thủ tục đều được hoàn tất.
Cấu trúc này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Nhưng hiệu quả vận hành không đồng nghĩa với hiệu quả kiểm soát.
Một quy trình có thể rất chặt chẽ về hình thức nhưng vẫn để lại khoảng trống về trách nhiệm.
Ví dụ, hồ sơ có thể thể hiện rằng nhiều bộ phận đã tham gia thẩm định, nhưng không phản ánh rõ bộ phận nào chịu trách nhiệm đối với từng nội dung đánh giá.
Một cuộc họp có thể ghi nhận sự đồng thuận của tập thể, nhưng không thể hiện những rủi ro nào đã được thảo luận và cách những rủi ro đó được xử lý.
Một ý kiến chuyên môn có thể được viện dẫn làm căn cứ, nhưng không giải thích vì sao người ra quyết định lựa chọn tin cậy ý kiến đó.
Khi quyết định bị xem xét lại, chính những khoảng trống này mới là nơi rủi ro pháp lý xuất hiện.
Không phải vì quy trình bị bỏ qua.
Mà vì quy trình chưa được thiết kế để chứng minh chất lượng của việc kiểm soát.
Một quy trình đầy đủ không đồng nghĩa với một quyết định được bảo vệ. Điều được bảo vệ là khả năng giải thích vì sao quy trình đó đủ để tạo ra quyết định.
Quản trị hiện đại không chỉ cần quy trình, mà cần năng lực chứng minh.
Trong nhiều năm, doanh nghiệp thường đầu tư vào việc xây dựng quy trình nhằm giảm thiểu sai sót trong hoạt động.
Ngày nay, yêu cầu đó đã thay đổi.
Doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh rằng mình đã làm đúng.
Doanh nghiệp còn phải chứng minh vì sao cách làm đó đủ để tạo ra một quyết định hợp lý và có thể kiểm soát được rủi ro.
Đây là sự chuyển dịch từ tư duy "tuân thủ quy trình" sang tư duy "kiểm soát trách nhiệm".
Ở đó, giá trị của quy trình không còn nằm ở số lượng bước phê duyệt hay số lượng chữ ký.
Giá trị của quy trình nằm ở khả năng giúp người ra quyết định giải trình được toàn bộ cơ sở hình thành quyết định khi cần thiết.
Nói cách khác, quy trình không còn là đích đến.
Quy trình trở thành phương tiện để tạo ra năng lực giải trình.
Điều cần được thiết kế không phải là quy trình nhiều bước hơn, mà là quy trình có thể tự bảo vệ.
Mỗi doanh nghiệp đều có thể xây dựng một quy trình riêng phù hợp với quy mô và mô hình quản trị của mình.
Tuy nhiên, một quy trình chỉ thực sự hoàn thành chức năng của nó khi không chỉ giúp quyết định được ban hành, mà còn giúp quyết định đó có thể đứng vững trước sự xem xét của pháp luật.
Điều đó đòi hỏi quy trình phải trả lời được nhiều hơn những câu hỏi về trình tự.
Nó phải trả lời được vì sao quyết định được đưa ra, ai đã kiểm soát từng rủi ro, giới hạn trách nhiệm của từng chủ thể nằm ở đâu và người có quyền quyết định cuối cùng đã dựa trên những căn cứ nào để thực hiện quyền của mình.
Đó không phải là yêu cầu bổ sung cho quy trình.
Đó là yêu cầu mới của quản trị trong một môi trường mà mọi quyết định đều có thể bị nhìn lại dưới những tiêu chuẩn khác với thời điểm nó được ban hành.
Trong bối cảnh đó, an toàn không còn được tạo ra bởi việc doanh nghiệp có quy trình.
An toàn được tạo ra bởi việc quy trình đó có đủ năng lực để bảo vệ người ra quyết định khi trách nhiệm được đặt ra.
Bởi cuối cùng, quy trình chỉ giúp một quyết định được thông qua. Chính khả năng giải trình mới giúp quyết định đó được bảo vệ.
Có thể khám phá thêm các bài nghiên cứu, bình luận pháp lý và phân tích chuyên sâu từ đội ngũ luật sư, chuyên gia của TAT Law Firm tại chuyên mục https://tatlawfirm.com/crc
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm.
Bài viết là sản phẩm nghiên cứu và bình luận pháp lý của Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm, được xây dựng trên cơ sở phân tích quy định pháp luật, thực tiễn áp dụng và kinh nghiệm chuyên môn của tác giả. Mọi quan điểm trong bài viết nhằm mục đích nghiên cứu, phổ biến kiến thức pháp lý và thúc đẩy đối thoại học thuật.
Mọi hành vi sao chép, chỉnh sửa, đăng tải lại hoặc khai thác nội dung dưới bất kỳ hình thức nào mà không ghi nhận đầy đủ nguồn dẫn đều có thể xâm phạm quyền tác giả theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.
