Trong nhiều doanh nghiệp, các quyết định quan trọng hiếm khi được đưa ra bởi một cá nhân. Chúng thường là kết quả của cả một quá trình: thảo luận, xin ý kiến, biểu quyết và thống nhất trong tập thể.
Điều này tạo ra một cảm giác quen thuộc: khi nhiều người cùng tham gia, trách nhiệm dường như cũng được chia đều. Nhưng thực tế lại không diễn ra như vậy. Khi một quyết định phát sinh vấn đề, trách nhiệm hiếm khi được “chia đều” cho tập thể. Thay vào đó, nó thường được xác định rõ ràng cho một hoặc một vài cá nhân cụ thể. Vì sao lại có sự khác biệt này?
1) Tập thể tạo ra quyết định, nhưng không phải là chủ thể chịu trách nhiệm
Trong quản trị, tập thể đóng vai trò tham gia vào quá trình hình thành quyết định. Các ý kiến được đưa ra, các góc nhìn được bổ sung và mức độ đồng thuận được thiết lập.
Tuy nhiên, tập thể không phải lúc nào cũng là chủ thể chịu trách nhiệm theo nghĩa pháp lý hay thực tế vận hành.
Một quyết định, dù được thông qua bởi nhiều người, vẫn cần một điểm xác định cụ thể: ai là người có thẩm quyền, ai là người đại diện và ai là người đưa ra quyết định cuối cùng. Chính điểm này khiến trách nhiệm không dừng lại ở tập thể, mà được quy chiếu về cá nhân.
Nói cách khác, tập thể có thể tạo ra sự đồng thuận, nhưng trách nhiệm vẫn cần một chủ thể cụ thể để gắn vào.
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm
2) Sự đồng thuận không đồng nghĩa với việc loại trừ trách nhiệm cá nhân
Một trong những hiểu lầm phổ biến là: nếu một quyết định đã được tập thể thông qua, thì cá nhân sẽ không phải chịu trách nhiệm riêng lẻ.
Nhưng sự đồng thuận chỉ phản ánh rằng nhiều người cùng chấp nhận một hướng đi. Nó không đảm bảo rằng quyết định đó đã được đánh giá đầy đủ về rủi ro, cũng không thay thế vai trò của người có thẩm quyền cuối cùng.
Trong nhiều trường hợp, sự đồng thuận thậm chí còn tạo ra một “vùng an toàn tâm lý”, nơi mỗi người tin rằng trách nhiệm đã được chia sẻ. Điều này có thể làm giảm mức độ cảnh giác và khiến những rủi ro tiềm ẩn không được nhìn thấy kịp thời.
Khi đó, tập thể trở thành nơi củng cố quyết định, nhưng không phải là nơi chịu trách nhiệm khi có sự cố.
3) Trách nhiệm luôn gắn với vai trò, không gắn với số lượng người tham gia
Điểm cốt lõi nằm ở chỗ: trách nhiệm không được xác định dựa trên việc có bao nhiêu người tham gia, mà dựa trên vai trò của từng người trong quyết định đó.
Người có quyền phê duyệt cuối cùng sẽ mang một mức trách nhiệm khác với người tham gia góp ý. Người trực tiếp đánh giá thông tin sẽ mang một trách nhiệm khác với người chỉ tiếp nhận báo cáo.
Nếu vai trò không được xác định rõ, thì khi có vấn đề xảy ra, việc truy vết trách nhiệm sẽ không dựa trên “tập thể đã làm gì”, mà dựa trên “ai đã làm gì trong vai trò của mình”. Chính vì vậy, càng nhiều người tham gia nhưng vai trò càng mơ hồ, thì rủi ro càng lớn.
Chính vì vậy, càng nhiều người tham gia nhưng vai trò càng mơ hồ, thì rủi ro càng lớn. Bởi khi quyết định bị đặt lại, trách nhiệm không được chia theo số lượng người tham gia, mà theo khả năng chứng minh ai đã kiểm soát điều gì một góc nhìn đang được phân tích sâu trong mô hình Criminal Risk Control (CRC).
4) “Tập thể quyết định” có thể tạo ra khoảng trống trách nhiệm
Khi một quyết định được gắn với cụm từ “tập thể thống nhất”, nó thường mang lại cảm giác chắc chắn. Tuy nhiên, chính cách diễn đạt này đôi khi lại che đi một vấn đề quan trọng: không ai thực sự đứng ra chịu trách nhiệm một cách rõ ràng.
Khoảng trống này không dễ nhận ra trong quá trình vận hành. Mọi thứ vẫn diễn ra bình thường, các bước vẫn được thực hiện, các bên vẫn đồng thuận. Nhưng khi cần xác định trách nhiệm, khoảng trống đó lập tức lộ ra. Và lúc này, hệ thống buộc phải tìm một điểm cụ thể để quy chiếu – thường là người có thẩm quyền hoặc người ký cuối cùng.
5) Từ góc nhìn quản trị: vấn đề nằm ở cách thiết kế trách nhiệm, không phải ở tập thể
Việc có nhiều người tham gia vào một quyết định không phải là vấn đề. Ngược lại, đó là điều cần thiết để đảm bảo đa chiều và giảm thiểu sai sót.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi:
vai trò không rõ ràng,
phạm vi trách nhiệm không được xác định,
và không có cơ chế để mỗi người hiểu mình đang chịu trách nhiệm đến đâu.
Một hệ thống hiệu quả không loại bỏ tập thể, mà làm rõ trách nhiệm cá nhân trong chính tập thể đó. Khi mỗi người hiểu rõ vai trò của mình, tập thể sẽ không còn là nơi “chia nhỏ trách nhiệm”, mà trở thành nơi kiểm soát rủi ro tốt hơn.
Tuy nhiên, để làm được điều này, doanh nghiệp cần đi xa hơn việc phân công vai trò, mà phải thiết kế cách một quyết định sẽ được nhìn nhận khi bị xem xét lại cách tiếp cận đang được hệ thống hóa trong mô hình Criminal Risk Control (CRC).
6) Kết luận
Một quyết định có thể được hình thành bởi tập thể, nhưng không vì thế mà trách nhiệm trở nên vô định.
Ngược lại, khi rủi ro xuất hiện, trách nhiệm luôn cần một điểm cụ thể để xác định. Và điểm đó thường gắn với cá nhân, dựa trên vai trò mà họ đảm nhận trong quyết định.
Vì vậy, điều quan trọng không phải là có bao nhiêu người tham gia, mà là mỗi người có hiểu rõ mình đang chịu trách nhiệm cho điều gì hay không. Khi câu hỏi này chưa được trả lời rõ ràng, thì “tập thể” có thể trở thành một lớp che phủ, khiến rủi ro bị bỏ qua cho đến khi quá muộn.
Trong thực tế, vấn đề không nằm ở việc quyết định được đưa ra bởi bao nhiêu người, mà nằm ở việc khi quyết định đó bị xem xét lại, doanh nghiệp có thể chứng minh được cấu trúc trách nhiệm hay không.
Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển từ cách tiếp cận “tập thể ra quyết định” sang “thiết kế quyết định có thể tự bảo vệ” trọng tâm của mô hình Criminal Risk Control (CRC) do TAT Law Firm phát triển. https://tatlawfirm.com/crc
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm
Bài viết thuộc hệ tư duy Criminal Risk Control (CRC) do Luật sư Trương Anh Tú và TAT Law Firm phát triển từ thực tiễn xử lý các vụ việc có rủi ro pháp lý và rủi ro hình sự trong quản trị doanh nghiệp. Toàn bộ nội dung, cấu trúc lập luận và hệ thống khái niệm được bảo hộ theo quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ.
Việc trích dẫn cần ghi rõ nguồn “TAT Law Firm – Luật sư Trương Anh Tú”. Mọi hành vi sử dụng, chuyển hóa hoặc khai thác nội dung cho mục đích thương mại khi chưa có sự chấp thuận đều bị coi là xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
“Được làm những gì pháp luật không cấm” và những hiểu lầm tai hại của doanh nghiệp
Vì sao doanh nghiệp “không sai” vẫn có thể gặp rủi ro pháp lý?
Rủi ro không nằm ở hệ thống, mà nằm ở người phải đứng ra giải trình
