Một trong những điều khiến nhiều người băn khoăn sau các vụ việc liên quan đến đấu thầu thời gian qua là: vì sao có những quyết định nhìn bề ngoài vẫn đầy đủ hồ sơ, đúng quy trình và đi qua nhiều tầng kiểm soát nhưng cuối cùng vẫn phát sinh rủi ro pháp lý?
Trong suy nghĩ của không ít người, một hệ thống càng nhiều bước kiểm tra thì càng khó xảy ra sai phạm. Hồ sơ có đủ biên bản, đủ thẩm định, đủ ý kiến chuyên môn và được phê duyệt qua nhiều cấp thường tạo cảm giác rằng mọi thứ đã được kiểm soát an toàn.
Nhưng thực tế cho thấy, pháp lý không chỉ nhìn vào việc một quy trình có đầy đủ thủ tục hay không.
Điều được xem xét còn là bản chất thực sự của quyết định, chất lượng của dữ liệu đầu vào và mức độ minh bạch của quá trình ra quyết định phía sau những hồ sơ tưởng như đã hoàn chỉnh.
Quy trình chỉ là công cụ, không phải “lá chắn tuyệt đối”
Trong hoạt động quản trị, quy trình có vai trò rất quan trọng. Nó giúp phân chia trách nhiệm, tạo cơ chế kiểm tra và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.
Nhưng bản thân quy trình không tự động bảo đảm rằng mọi quyết định được đưa ra đều đúng về bản chất.
Một hồ sơ có thể đầy đủ văn bản, đủ chữ ký và đủ thủ tục hành chính nhưng vẫn tồn tại rủi ro nếu dữ liệu đầu vào thiếu khách quan hoặc quá trình đánh giá không phản ánh đúng thực tế.
Trong hoạt động đấu thầu, điều này đặc biệt nhạy cảm vì đây là lĩnh vực liên quan trực tiếp đến ngân sách, tài sản công và trách nhiệm quản lý.
Chỉ cần một khâu quan trọng như thẩm định giá, xác định nhu cầu hoặc xây dựng hồ sơ mời thầu có vấn đề, toàn bộ quyết định phía sau có thể bị đặt lại câu hỏi, kể cả khi quy trình giấy tờ vẫn đầy đủ.
Đó cũng là lý do nhiều vụ việc cho thấy: rủi ro pháp lý không phải lúc nào cũng đến từ việc “bỏ qua quy trình”.
Đôi khi, nó xuất hiện ngay trong những quy trình tưởng như đã rất đầy đủ.
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm
Càng nhiều tầng kiểm soát càng dễ tạo tâm lý chủ quan
Một nghịch lý khá phổ biến trong nhiều hệ thống hiện nay là khi hồ sơ đi qua quá nhiều bộ phận, mỗi người lại có xu hướng tin rằng người khác đã kiểm tra kỹ rồi.
Bộ phận này dựa vào kết quả của bộ phận trước. Người ký cuối cùng tin vào hệ thống tham mưu và thẩm định đã được thiết lập từ trước.
Điều này tạo ra cảm giác “an toàn tập thể”.
Ai cũng nghĩ rằng rủi ro đã được chia đều qua nhiều tầng kiểm tra nên khả năng phát sinh vấn đề sẽ rất thấp.
Nhưng thực tế, nhiều tầng ký duyệt không đồng nghĩa với nhiều tầng phản biện độc lập.
Trong không ít trường hợp, các khâu kiểm tra chủ yếu tập trung vào tính đầy đủ của thủ tục hành chính hơn là đánh giá sâu bản chất dữ liệu hoặc tính hợp lý thực sự của giao dịch.
Khi đó, hệ thống nhìn bề ngoài có vẻ rất chặt chẽ nhưng lại thiếu cơ chế phát hiện bất thường ngay từ gốc.
Đây cũng là lý do nhiều chuyên gia cho rằng điều nguy hiểm nhất trong quản trị không hẳn là thiếu quy trình, mà là tâm lý tin rằng chỉ cần đủ quy trình thì sẽ an toàn.
Người ký cuối cùng vẫn đối mặt với áp lực lớn nhất
Trong các hệ thống quản lý lớn, lãnh đạo thường không trực tiếp xử lý toàn bộ chi tiết kỹ thuật của hồ sơ đấu thầu.
Quyết định cuối cùng thường dựa trên đề xuất của các bộ phận chuyên môn, đơn vị tư vấn hoặc hệ thống tham mưu phía dưới.
Điều này khiến nhiều người cho rằng trách nhiệm nếu có sẽ thuộc về “cả hệ thống”, chứ không tập trung vào người ký cuối cùng.
Nhưng trên thực tế, người có thẩm quyền phê duyệt vẫn thường là chủ thể chịu trách nhiệm lớn nhất đối với quyết định được ban hành.
Đặc biệt, nếu xuất hiện căn cứ cho thấy người ký có điều kiện nhận biết bất thường hoặc có trách nhiệm phải kiểm tra sâu hơn nhưng vẫn phê duyệt, việc tồn tại hệ thống tham mưu phía trước chưa chắc đã đủ để loại trừ rủi ro pháp lý.
Đây là áp lực rất đặc thù của quản lý công hiện nay.
Bởi càng ở vị trí cao, người ra quyết định càng phải dựa vào hệ thống dữ liệu và báo cáo mà bản thân họ không thể trực tiếp kiểm tra toàn bộ. Nhưng đồng thời, họ vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng nếu quyết định đó gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Những quyết định rủi ro thường xuất hiện trong bối cảnh đặc biệt
Điểm đáng chú ý là nhiều quyết định phát sinh rủi ro pháp lý không được đưa ra trong điều kiện bình thường.
Có thể là thời điểm áp lực tiến độ rất lớn. Có thể là bối cảnh phải xử lý tình huống khẩn cấp. Hoặc áp lực phải nhanh chóng triển khai mua sắm để đáp ứng yêu cầu thực tế.
Trong những thời điểm đó, ưu tiên lớn nhất của hệ thống thường là tốc độ giải quyết công việc.
Khi áp lực tăng cao, việc phụ thuộc vào hồ sơ tham mưu hoặc bỏ qua các dấu hiệu bất thường cũng dễ xảy ra hơn.
Điều nguy hiểm là ở thời điểm quyết định được ký, mọi thứ thường vẫn có vẻ hoàn toàn hợp lý.
Hồ sơ đầy đủ. Các bộ phận đều đã ký xác nhận. Không ai nhìn thấy ngay rủi ro pháp lý phía sau.
Nhưng nhiều năm sau, khi vụ việc được rà soát lại trong một bối cảnh khác, toàn bộ quyết định có thể bị đánh giá lại dựa trên hậu quả thực tế, tính minh bạch của dữ liệu hoặc bản chất của giao dịch.
Khi đó, những gì từng được xem là “đúng quy trình” có thể không còn đủ để bảo vệ người ra quyết định.
Điều còn thiếu là cơ chế kiểm soát thực chất phía sau quy trình
Sau nhiều vụ việc lớn, một thực tế ngày càng rõ hơn là hệ thống hiện nay không hẳn thiếu quy trình.
Ngược lại, ở nhiều nơi, quy trình đã rất dày đặc với rất nhiều tầng kiểm tra và phê duyệt.
Nhưng vấn đề nằm ở chỗ: các cơ chế phản biện độc lập và kiểm soát bản chất dữ liệu chưa chắc đã mạnh tương ứng.
Một hồ sơ có thể đi qua rất nhiều phòng ban nhưng không ai thực sự kiểm tra độc lập tính hợp lý của dữ liệu đầu vào. Nhiều chữ ký xuất hiện trong hồ sơ nhưng chủ yếu để hoàn tất thủ tục hành chính hơn là đánh giá sâu bản chất giao dịch.
Điều này khiến hệ thống nhìn bề ngoài rất chặt chẽ nhưng khả năng nhận diện rủi ro thực sự lại không cao như kỳ vọng.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều ý kiến cho rằng điều quan trọng nhất trong quản trị hiện nay không còn là thêm bao nhiêu lớp giấy tờ hay bao nhiêu tầng ký duyệt.
Điều cần thiết hơn là xây dựng được cơ chế kiểm soát thực chất nơi người ra quyết định có đủ công cụ để nhận diện bất thường ngay từ đầu thay vì chỉ dựa vào cảm giác “đã đủ quy trình”.
Khi đấu thầu không còn là câu chuyện thủ tục đơn thuần
Trong bối cảnh hiện nay, đấu thầu không còn chỉ là hoạt động mua sắm hay lựa chọn nhà thầu theo thủ tục hành chính.
Đây đã trở thành lĩnh vực có mức độ rủi ro pháp lý rất cao vì liên quan trực tiếp đến tài sản công, ngân sách và trách nhiệm quản lý.
Điều này khiến tư duy “đúng quy trình là đủ an toàn” ngày càng bộc lộ giới hạn.
Bởi trên thực tế, một quyết định có thể đầy đủ thủ tục nhưng vẫn bị đặt vấn đề nếu bản chất giao dịch hoặc dữ liệu đầu vào cho thấy có dấu hiệu bất thường.
Và đó cũng là bài học lớn nhất từ nhiều vụ việc đấu thầu thời gian qua: rủi ro pháp lý không chỉ nằm ở việc có làm đúng quy trình hay không.
Nó còn nằm ở việc phía sau quy trình đó, hệ thống có thực sự đủ khả năng nhận diện và kiểm soát bản chất của rủi ro hay không.
Trong nhiều vụ việc đấu thầu rủi ro cao, vấn đề không nằm ở việc hồ sơ có đủ thủ tục hay không, mà nằm ở chỗ: liệu hệ thống có thực sự kiểm soát được bản chất của quyết định phía sau quy trình đó hay chưa. CRC (Criminal Risk Control) được xây dựng để giúp doanh nghiệp và người quản lý nhận diện sớm những “điểm gãy pháp lý” có thể khiến một quyết định tưởng như an toàn trở thành rủi ro khi bị thanh tra hoặc truy xét lại. Xem thêm về tư duy CRC và cách kiểm soát rủi ro hình sự trong quản trị tại: https://tatlawfirm.com/crc
Luật sư Trương Anh Tú
Chủ tịch TAT Law Firm
Trong các quyết định đấu thầu rủi ro cao, vấn đề không nằm ở việc có bao nhiêu bước trong quy trình, mà nằm ở việc quy trình đó có phản ánh một quá trình lựa chọn thực chất hay không. Khi kết quả đã được xác lập từ trước, mọi bước còn lại chỉ mang tính hoàn tất. Và khi bị truy xét, câu hỏi không còn là quy trình đã đủ chưa, mà là vì sao quy trình đó lại dẫn đến đúng kết quả ấy.
Bài viết này thuộc chuỗi phân tích “Giải phẫu một quyết định” của TAT Law Firm, được xây dựng theo hệ tư duy CRC (Criminal Risk Control) nhằm nhận diện nơi một quyết định quản trị có thể sụp đổ khi bị thanh tra, điều tra hoặc truy xét lại. Giá trị của bài không nằm ở việc kể lại một vụ việc, mà ở cách bóc tách cấu trúc rủi ro nằm sau quyết định đó. Mọi trích dẫn, sử dụng lại hoặc diễn giải lại nội dung cần ghi rõ nguồn “TAT Law Firm – Luật sư Trương Anh Tú” và không được làm sai lệch logic lập luận gốc. TAT không bảo vệ câu chữ. TAT bảo vệ logic tạo ra câu chữ.
